E-ticarette her satış bir faturayı gerektirir ve fatura düzeni yanlış kurulduğunda hem vergi riski doğar hem de pazaryeri, sanal POS ve muhasebe süreçleri aksar. Türkiye"de elektronik belge sistemleri (e-fatura, e-arşiv fatura, e-irsaliye vb.) Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürütülür ve hangi mükellefin hangisine geçeceği mevzuatla belirlenir. Bu rehber, e-ticaret yapan bir satıcının e-fatura ve e-arşiv fatura konusunu nasıl anlaması gerektiğini özetliyor.
Önemli: Hangi mükellef grubunun hangi sisteme geçmek zorunda olduğu, hadlerin ve takvimin güncellenmesiyle değişir. Bu yazı genel bilgidir; kendi durumunuz için mali müşavirinizin ve Gelir İdaresi Başkanlığı"nın güncel duyurularının yönlendirmesini esas alın.
E-fatura, e-arşiv fatura ve kâğıt fatura: kısa fark
| E-fatura | E-arşiv fatura | Kâğıt fatura | |
|---|---|---|---|
| Kime kesilir? | E-fatura mükellefi olan alıcıya | E-fatura mükellefi olmayan alıcıya (çoğu bireysel müşteri) | Mevzuatın izin verdiği durumlarda |
| Biçim | Elektronik, Gelir İdaresi altyapısıyla iletilir | Elektronik, alıcıya e-posta/indirme ile ulaştırılır | Basılı |
| Saklama | Elektronik ortamda | Elektronik ortamda | Fiziksel |
E-ticaret satıcısı hangisini kullanır?
Bireysel müşterilere satış yapan bir e-ticaret işletmesinde fatura çoğunlukla e-arşiv fatura olarak düzenlenir. Alıcı bir şirket ise ve e-fatura mükellefiyse e-fatura düzenlenir. Hangi sisteme geçmeniz gerektiğini, cironuz ve faaliyetinizle ilgili mevzuat belirler. Bu nedenle ilk adım, mali müşavirinizle durumunuzu netleştirmektir.
Şahıs şirketi ile e-ticarete yeni başlıyorsanız adımların tamamı için şahıs şirketi rehberimize bakabilirsiniz.
Fatura kesmenin üç yolu
1. Gelir İdaresi Başkanlığı portalı
Mükellefler için sunulan ücretsiz portal üzerinden fatura kesilebilir. Düşük sipariş hacminde uygundur, ancak her siparişi elle girmek zaman alır.
2. Özel entegratör
Gelir İdaresi tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörler, fatura kesimini ve saklamayı hizmet olarak sunar. Çoğu entegratör e-ticaret altyapısıyla ya da pazaryeriyle bağlanarak sipariş geldikçe otomatik fatura üretebilir. Ücretlendirme ve kullanım kolaylığı firmaya göre değişir.
3. Muhasebe/ön muhasebe programı
Mali müşavirinizin ya da şirketinizin kullandığı program, bir entegratörle çalışarak fatura kesebilir. Siparişlerin muhasebeye aktarımı ve stok takibi bu yolla birleştirilebilir.
Sipariş akışında fatura nasıl bağlanır?
- Sipariş alınır ve ödeme onaylanır.
- Fatura bilgileri (unvan/ad soyad, vergi numarası veya T.C. kimlik numarası, adres) siparişten alınır. Müşteriye ödeme adımında bireysel ya da kurumsal fatura seçeneği sunun.
- Fatura kesilir; genellikle ürün kargoya verildiğinde ya da mevzuatta belirtilen süre içinde.
- Fatura müşteriye e-posta ile iletilir ve/veya hesabında indirilebilir hâle gelir.
- İade ya da iptalde iade faturası veya iptal işlemi mevzuata uygun şekilde düzenlenir. İade süreci için iade ve cayma rehberimize bakın.
Dikkat edilecek noktalar
- Fatura zamanı: Faturanın ne zaman kesilmesi gerektiği mevzuata göre belirlidir (genellikle teslim anı veya ilgili süre). Süreyi mali müşavirinizle doğrulayın.
- Fatura bilgisi toplama: Kurumsal fatura isteyen müşteriden vergi dairesi ve vergi numarası alın; hatalı bilgiyle kesilen fatura sonradan düzeltme gerektirir.
- KDV oranları: Ürün grubuna göre KDV oranı değişir. Katalogda yanlış KDV oranı tanımlı olursa tüm faturalar yanlış çıkar.
- Saklama süresi: Elektronik belgelerin yasal saklama süresi vardır; entegratörünüzün saklama hizmetini ve süreyi teyit edin.
- Pazaryeri satışları: Pazaryerlerinde fatura kesme ve yükleme kuralları kendi sistemlerine göre değişir. Çok kanallı satışta fatura akışını baştan planlayın; karşılaştırma için pazaryeri ile kendi site rehberimize göz atabilirsiniz.
Fatura ve ödeme sistemini birbirine bağlamak
Sipariş, ödeme ve fatura üç ayrı sistemde tutulursa mutabakat zorlaşır. Mümkünse sipariş yönetimi ile fatura sistemini entegre edin; böylece her ödenen siparişte fatura bilgisi otomatik gelir ve manuel hata azalır. Sanal POS tarafı için sanal POS rehberimize bakabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
- Faturayı hiç kesmemek ya da gecikmeli kesmek.
- Müşteriye ait bilgileri eksik ya da yanlış girmek.
- İade edilen siparişin faturasını düzeltmeden bırakmak.
- Yurt dışı satışlarda ihracat faturası kurallarını bilmemek; bunun için ayrıca uzman desteği alın.
Sık sorulan sorular
E-fatura mükellefi olmadan e-ticaret yapabilir miyim?
Mükellefiyet zorunluluğu cironuza ve faaliyetinize göre belirlenir. Zorunlu değilse e-arşiv veya kâğıt fatura ile devam edebilirsiniz; ancak büyüdükçe geçiş gerekebilir. Durumunuzu mali müşavirle teyit edin.
Her satışa fatura kesmek zorunlu mu?
Ticari satışlarda fatura düzeni mevzuatla belirlidir ve genel kural fatura düzenlemektir. İstisna hallerini mali müşavirinizden öğrenin.
Faturayı müşteriye nasıl ulaştırırım?
E-arşiv faturayı e-posta ile gönderebilir ve müşteri hesabında indirilebilir kılabilirsiniz. Müşterinin faturaya erişebilmesi şikâyetleri azaltır.
Sonuç
E-ticarette fatura düzeni, satışın yasal ve muhasebe tarafının temelidir. Mali müşavirinizle hangi sisteme tabi olduğunuzu belirleyin, siparişlerden otomatik fatura üreten bir entegratör ya da program seçin ve iade süreçlerini baştan planlayın. Siteyi kurmaya hazırsanız ihtiyacınıza uygun e-ticaret paketleri arasından seçim yapabilirsiniz.
Yorum Yazın